मजदूर सामूहिक की बैठक का रिकॉर्ड कैसे तैयार है?

किसी भी उद्यम में कार्यालय का काम(संगठन) आवश्यक दस्तावेजों के निर्माण, उचित पंजीकरण और लेखांकन के लिए प्रदान करता है। यह कार्य आमतौर पर सचिव के कर्तव्यों या कर्मियों की सेवा के कर्मियों में से एक पर लगाया जाता है। अन्य कागजात के अलावा, प्रोटोकॉल को सबसे महत्वपूर्ण संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों में से एक माना जाता है। कैसे और इसके लिए क्या बनाया जाता है? धीरे-धीरे इन सवालों का जवाब दें।

बैठक का आयोजन और मिनटों की तैयारी

व्यावहारिक रूप से प्रोटोकॉल (मीटिंग्स, मीटिंग्स,बैठक, सम्मेलन, संगोष्ठी) एक दस्तावेज है जो विचाराधीन मुद्दों, सावधि निर्णयों और उनके कार्यान्वयन के लिए समय सीमा के बारे में चर्चा के अनुक्रम को दर्शाता है। श्रम सामूहिक की बैठक का रिकॉर्ड आम तौर पर बैठक के सचिव द्वारा रखा जाता है। उसके बाद वह इसे तदनुसार खींचता है और इसे हस्ताक्षर के लिए अध्यक्ष के पास सौंपता है। बैठक आयोजित करने और आयोजित करने के लिए पूरी प्रक्रिया का तंत्र काफी सरल है। सबसे पहले आपको प्रारंभिक काम करने की ज़रूरत है। सचिव इसमें शामिल है। उसे चाहिए:

1. नेतृत्व के साथ एजेंडा समन्वय। आमतौर पर कुछ प्रश्नों पर चर्चा की जाती है। सचिव अनुमोदित नियमों को ध्यान में रखते हुए, उनकी चर्चा के अनुक्रम को निर्धारित करता है। फिर एजेंडा के साथ बैठक के सभी प्रतिभागियों और आमंत्रित व्यक्तियों को परिचित करना आवश्यक है।
2. पंजीकरण पत्र तैयार करें। यह दस्तावेज सचिव बाद में प्रतिभागियों की संख्या रिकॉर्ड में प्रवेश करने के लिए बनाता है।
3. प्रतिभागियों के बीच सार तत्व वितरित करेंभाषण और संदर्भ साहित्य (ग्राफ, तालिकाओं, आर्थिक गणना)। सचिव को उपलब्ध दस्तावेजों को दोहराना चाहिए और उन्हें सभी को वितरित करना चाहिए।
4. बैठक की प्रगति का एक विस्तृत रिकॉर्ड रखें।
5. बैठक के अंत में श्रम सामूहिक रूप से बैठक के एक प्रोटोकॉल को उचित रूप से तैयार करें और इसे अध्यक्ष (उद्यम के प्रमुख) को परिचित करने और अनुमोदन के लिए स्थानांतरित करें।

ऐसा दस्तावेज एक निर्दिष्ट गोस्ट के अनुसार तैयार किया जाता है। किसी भी अन्य की तरह सामूहिक कार्य की बैठक का रिकॉर्ड कई भागों में शामिल है:

1. शीर्षलेख। इसमें शामिल हैं:

• संगठन का नाम (जेएससी "हिमाप्लास्ट");
• दस्तावेज़ का प्रकार (नाम) ("प्रोटोकॉल");
• तिथि और संख्या;
• बैठक का स्थान (प्रोटोकॉल का प्रारूपण);
• शीर्षक ("सामूहिक कार्य संग्रह")।

2. परिचय। यहां यह संकेत दिया गया है: बैठक के अध्यक्ष, उनके सचिव, साथ ही वर्तमान और आमंत्रित व्यक्तियों का नाम। उदाहरण के लिए:

अध्यक्ष - मिखाइलोव एसएम

सचिव - इवानोव द्वितीय

वर्तमान: सिदोरोव एआर, कोशकिन एसटी।

आमंत्रित: ओओओ निदेशक "रस" पेट्रोव एनके, कंपनी के वाणिज्यिक निदेशक "रंग" सेमेनोव टीडी

यदि हॉल में मौजूद कर्मचारियों की संख्या 15 से अधिक लोगों की है, तो केवल उनकी कुल संख्या पंजीकरण पत्र के आधार पर दर्ज की जाती है।

3. मुख्य। इसमें जरूरी 3 घटक होते हैं:

• जिसे "सुना";
• बैठक में "भाषण दिया";
• अंत में "निर्णय" ("हल")।

4. पंजीकरण। श्रम सामूहिक बैठक की प्रोटोकॉल अध्यक्ष और सचिव के हस्ताक्षर के साथ समाप्त होती है, जो एफआईओ और पद का संकेत देती है।

सभी रिकॉर्डों की प्रसंस्करण आमतौर पर कुछ लेती हैसमय, लेकिन 5 दिनों से अधिक नहीं। श्रम सामूहिक बैठक की प्रोटोकॉल पर हस्ताक्षर करने के बाद पूर्ण कानूनी शक्ति लेती है। फिर इसे टीम के सभी सदस्यों के ध्यान में लाया जाना चाहिए। ऐसा करने के लिए, इसकी एक प्रति बनाएं और इसे परीक्षा पत्र के साथ कर्मचारियों को स्थानांतरित करें।

विभिन्न विकल्प

श्रम सामूहिक की बैठक के मिनट बनाना,नमूना सचिव स्वतंत्र रूप से चुनता है। यदि एजेंडा में विभिन्न आयोगों के निर्माण और उनकी रचना की स्वीकृति के बारे में प्रश्न शामिल हैं, तो यह मुख्य भाग को थोड़ा सा संशोधित करने के लिए और अधिक सही होगा। एक और तार्किक और समझने योग्य विकल्प में निम्नलिखित भाग शामिल होंगे:

• "चुनावी की पेशकश की";
• "वोट दिया: __ के लिए, __ के खिलाफ, abstained __";
• "एक निर्णय किया।"

इस रूप में, चुनावों का सार और उम्मीदवारों की चर्चा के आदेश अधिक दिखाई देंगे। शेष दस्तावेज अपरिवर्तित छोड़ा जा सकता है।

एक संकीर्ण सर्कल में

मीटिंग मिनट का एक उदाहरण माना जा सकता है।कर्मचारी, जो केवल उद्यम के कर्मचारी मौजूद हैं। इस मामले में, "आमंत्रित" व्यक्तियों को इंगित करने की कोई आवश्यकता नहीं है, और यह खंड केवल समाप्त हो गया है। और यदि ऐसी बैठक में केवल एक मुद्दा माना जाता है, तो दस्तावेज़ को सरलीकृत संस्करण में निष्पादित किया जाता है। परिचित होने के लिए सभी को प्रतियां वितरित करने की कोई आवश्यकता नहीं है। इस मामले में, कार्य को सरल बनाया जा सकता है। सचिव मिनटों से निकालने और बुलेटिन बोर्ड पर पोस्ट कर सकता है। वहां, टीम के सभी सदस्य, जिनमें व्यक्तिगत रूप से भाग नहीं लेना शामिल था, बैठक के परिणामों से खुद को परिचित कर सकते हैं। इस तरह के पेपर अध्यक्ष के हस्ताक्षर के अपवाद के साथ मूल दस्तावेज की एक पूरी प्रति होगी। इसके बजाय, सचिव द्वारा गवाह शिलालेख होगा।